+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как подготовить совещение

Как подготовить совещение

Повод для совещания должен быть сформулирован его инициатором. Далеко не всегда в этом качестве выступает самый главный по статусу участник совещания. Исходя из того, что совещания могут быть внутрикорпоративными и с привлечением широкого круга приглашенных, важно определить тему таким образом, чтобы она смогла привлечь всех нужных для диалога персон. Как правило, технически формулированием темы занимается административный персонал или непосредственно секретарь совещания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 22 человек а. Количество просмотров этой статьи:

Как подготовить совещание

При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 22 человек а. Количество просмотров этой статьи: Для того, чтобы совещание прошло успешно, очень важно тщательно к нему подготовиться. Совещания играют большую роль в большинстве профессиональных отраслей. Следуйте этим шагам, чтобы следующее совещание прошло с успехом.

Войти Facebook. Аккаунт wikiHow. Еще не зарегистрированы? Создать учетную запись. Сообщество Наугад Про нас Категории. Другие идеи Используя наш сайт, вы соглашаетесь с нашей политикой в отношении файлов cookie.

Категории Финансы и бизнес Как подготовиться к совещанию. Соавтор ы : участники сообщества 22 сообщество редакторов, исследователей и специалистов. В этой статье: Подготовка к совещанию. Дополнительные статьи.

Метод 1 из Знание того, как подготовиться к совещанию очень важно для всех работников и особенно для любого менеджера или управляющего. Не менее важно и знание того, когда проводить совещание not to have a meeting.

Определите, какой вид совещания вы будете проводить: Информационный. Распределите роли и назначьте участников. Роли могут быть следующими: Руководитесь. Подготовьте уведомления, в которых содержится дата, время, повестка дня и место проведения совещания. Отправьте уведомления заранее всем участникам. Выделите немного времени на обсуждение предыдущей встречи если такая была.

Так, участники могут уточнить непонятные моменты или выразить несогласие. Разложите на местах необходимые вещи. Заранее расставьте столы и стулья. Обеспечьте каждого человека ручкой и листком. Поставьте графин с водой в центре слова и расставьте бокалы. Призовите всех к порядку.

Это момент, когда председатель призывает всех прекратить разговоры и объявляет начало совещания. Определите цели. Повестка дня — это список тем, которые касаются предмета и время, которое отведено на каждую из них. Например: "1. Оценить выполнение предыдущих целей 15 минут , 2. Обсуждение дальнейших целей по порядку 20 минут , 3. Выбор 5 основных целей 10 минут. Перед началом встречи передайте по кругу специальную книгу учета или просто листок бумаги, чтобы присутствующие вписали свои имена.

Эти имена будут расписаны по минутам. Попросите секретаря записать основные моменты совещания, чтобы позднее их осветить. В конце совещания спросите, если у кого-то есть вопросы по другим темам. Назначьте дату следующего совещания и объявите окончание. Председателя зачастую назначают на Ежегодном Общем Собрании.

Председатель управляет совещанием, следит за порядком и за тем, чтобы все придерживались повестке дня. Если председателя не выбирали, найдите желающего исполнить эту роль. Даже если совещание неформальное, все же следует заранее разослать людям уведомления о дате и времени проведения. Например, можно всем отослать электронные сообщения. То же самое касается секретаря, который ведет записи. Эти инструкции касаются и официальных совещаний.

Повестка дня укладывает совещание в определенные рамки и не позволяет людям обсуждать один предмет слишком долго. Очень важно следить за временем, чтобы в будущем не возникало споров. Председатель должен быть уважаемым и справедливым человеком, чтобы грамотно вести совещание. Об этой статье wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами.

Категории: Финансы и бизнес. На других языках English: Prepare for a Meeting. Deutsch: Sich auf ein Meeting vorbereiten. Italiano: Prepararsi per una Riunione. Bahasa Indonesia: Mempersiapkan Rapat. Была ли эта статья полезной? Да Нет. Куки помогают сделать WikiHow лучше.

Продолжая использовать наш сайт, вы соглашаетесь с нашими куки правилами. Подпишитесь на нас. Категории Финансы и бизнес.

Как правильно проводить совещания.

Совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать. Джон Кеннет Гэлбрейт. Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний! Причины, по которым на этих "митингах" впустую тратится столько времени и средств, состоят всего лишь в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены.

В большинстве случаев совещания длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными. Надеюсь, этот материал поможет Вам рационально подготовить и провести совещание и подытожить его результаты. Существует несколько основных типов совещаний, и каждый из них имеет различную цель.

Конечно, совещания могут иметь не только одну цель. Совещание персонала, например, часто служит как для обмена информацией, так и для решения мелких проблем. Но независимо от того одна причина или несколько, есть причина, благодаря которой было созвано совещание.

Во время совещания, направленного на решение проблемы , участники сначала определяют проблему, а затем вырабатывают ее решение. В совещании устроенном для принятия решения группа выбирает решение, которое будет реализовано. Для того чтобы успешно провести совещание, группа должна согласовать процесс принятие решения: будет ли решение единодушным, будет ли приниматься голосованием или ориентируясь на мнение отдельных людей?

Так же существуют совещания для обмена мнениями, отчетов, обратной связи. Статус совещания важен для команды, так как она должна подготовиться к нему. Объявите, что совещание начнется в , и оно начнется не раньше Назначьте заседание на , и служащие поймут вас буквально.

Сирел Норткот Паркинсон. Начните подготовку с определения целей совещания. Это может быть информация, определения проблемы, новые идеи, определения направления действий, определение ответственности или комбинация этих факторов.

Ориентируясь на специфические цели, определите, кого вы попросите придти на совещание и как вы его проведете. Приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков. Для этого пригласите их лично или назначьте время совещания, ориентируясь на их расписание.

Предоставьте им активную роль в совещании или подчеркните важность того, что они его посетили. Только отделив настоящие сдерживающие факторы от потенциальных опасностей, вы сможете правильно направить свою команду. Для групп более четырех человек уровень структуры должен быть выше.

Если вы хотите, чтобы каждый принял участие в этом процессе, разбейте большое совещание на подгруппы в определенные сегменты времени. Включайте только те пункты дискуссии, которые действительно могут быть рассмотрены в указанный период времени. Лучше недооценить, чем переоценить количество вопросов, которые может рассмотреть группа. Так же старайтесь расставить пункты дня в такой последовательности, чтобы обеспечить движение совещанию. Вопросы должны вытекать один из другого.

Отделяйте обмен информацией от принятия решений и решения проблем. Начинайте с более легких вопросов, затем переходите к сложным, но не избегайте трудных вопросов. Будьте осторожны, чтобы времени хватило на наиболее важные вопросы. Во время долгих совещаний старайтесь рассмотреть трудные вопросы, пока участники не устали. Разбивайте трудные вопросы на части.

Как долго должно продолжаться совещание? Это зависит от целей и повестки дня. В среднем продолжительность совещания от тридцати минут, до двух часов, обычно, чем короче, тем лучше. Когда вы готовитесь к совещанию, убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек может исполнять несколько ролей в процессе совещания, Основные роли: лидер - он может вести или не вести совещание, но он определит его цель, возникшие затруднения и область полномочий, а так же возьмет на себя обязанность по подведению итогов.

Посредник проводит дискуссию — стадии определения проблемы и принятия решения. Может взять на себя ответственность за материально-техническое обеспечение до и после совещания. Секретарь определяет ключевые моменты, идеи и решения, которые являются результатом совещания.

Так же делает записи во время проведения совещания и после него. Ассистенты — участники, активно выдвигающие идеи и не дающие дискуссии свернуть с верного пути. Эксперт выступает в этом качестве, если необходимо. Если это не постоянный член команды, он может не принимать участия в других аспектах совещания.

К слову об экспертах. Определите их роль и четко дайте им понять, чего вы от них ждете. Предупредите их, что в остальных аспектах совещания они могут не участвовать. После того, как вы определили цель совещания, и кто будет приглашен, подумайте о помещении и длительности совещания, распределите роли, обязанности и разработайте повестку дня. Как вы должны подготовиться к совещанию? Соберите необходимые документы и данные. Поговорите с участниками, спросите их мнение, определите цели, которых бы они хотели достигнуть, дайте им понять, что вы заинтересованы в их идеях.

Дайте понять, что участники должны так же подготовиться к встрече. Разработайте повестку дня, включая цель, список желаемых результатов и время, предполагаемое для обсуждения каждого вопроса. Поделитесь информацией, особенно, если она поможет сократить совещание. Как группы разрабатывают решение. Некоторые группы принимают решение голосованием. Другим необходим консенсус: все участники совещания поддерживают решение, даже если они с ним не согласны.

В некоторых группах решение принимает лидер. Каждый подход имеет свои преимущества и недостатки. Голосование большинством даст вам решения на короткий период времени. Консенсус означает, что каждый понимает, может поддержать и помочь в выполнении решения, но отдельные участники совещания могут чувствовать, что некоторые вопросы остались неучтенными.

Искренний консенсус достигается, когда все участники приходят к единому мнению. Каковы его отличительные черты? Примером могут служить следующие комментарии.

Такого решения достичь трудно, это требует времени. Но, тем не менее, оно рекомендуется, если необходимые изменение требует понимания всех сторон, или если группа достаточно опытна в принятии такого рода решения.

Люди более охотно принимают решение, достигнутое консенсусом. Но процесс часто требует запасной позиции - альтернативы в случае, если консенсус не будет достигнут в определенных временных рамках. Таким образом, консенсус не типичен для ситуаций, в которых требуется срочное решение или в случаях, когда ответственность за решение несет только лидер. Решение, принятое лидером — это наиболее эффективный способ в ограниченных временных рамках. Примером может служить лидер, объявляющий решение и закрывающий совещание.

Важно, чтобы все участники слышали, что их мнения услышаны. Если время позволяет проконсультироваться с остальными, лидер может рассмотреть индивидуальные мнения - наиболее приемлемый способ, если требуется мнение эксперта или избранные представляют мнения акционеров. Также лидер может созвать совещание для сбора мнений - рекомендуется, когда решение является важным для многих людей, когда есть возможность создать совместную деятельность, и общую основу для выполнения. Длительность дебатов обратно пропорциональна сложности обсуждаемого предмета.

Если предмет прост и понятен каждому, дебаты могут длиться почти бесконечно. Роберт Ноулз. Простые рекомендации позволят вам избежать распространенных проблем, превращающих совещания в кошмар. И это будет признанием ваших навыков проведения совещания. Начинайте совещание вовремя. Проведите небольшую вводную дискуссию, чтобы убедиться, что группе ясна повестка дня, цели и желаемые результаты - внесите необходимые поправки.

Если повестка дня не подготовлена, составляйте ее на ходу. Как составить повестку дня, если она не подготовлена заранее. Попросите участников предложить вопросы, которые требуют обсуждения.

Каковы желаемые результаты обсуждения и сколько времени на него уйдет? Составьте повестку дня из предложенных вопросов. Если вам нужно сократить повестку дня, спросите, какие вопросы могут подождать до следующей встречи. Пересмотрите основные правила, принципы проведения конструктивного совещания, с которыми будут согласны все участники. Согласованные основные правила позволяют стимулировать участие в дискуссии.

Вы действуете как лидер и как посредник, который предоставляет людям возможность высказаться. Следите за тем, как вы участвуете в обсуждении, убедитесь, что вы не доминируете. Дайте возможность высказаться нерешительным и робким.

Следите, чтобы никто не прерывал выступающего и не доминировал в обсуждении.

Как организовать и провести эффективное совещание: советы руководителю

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь.

В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять. Если для сотрудников каждая оперативка - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать. В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду - совещание у директора, 25 числа каждого месяца - у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное - участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку. Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях - не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами - значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная.

Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет. Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях. Еще одна важная цель собраний - сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний - это плохо. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться.

Вот алгоритм подготовки:. Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом. Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало.

Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:. Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое - то к середине оперативки услышите дружный храп.

Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома. Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал.

Это мотивирует людей работать лучше - это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными - это два. Да и для других хороший пример. Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя - заметят сразу. А пашешь от зари до зари - этого никто не замечает и воспринимают как должное. Не идите по такому пути. Будьте справедливыми - что может быть проще.

Сделали хорошо и вовремя - похвалите, ошиблись - поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать - так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают - значит, что-то тут не так. Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний.

Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать. Если на собрании есть новички - уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным - такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле.

Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь? Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше. С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы.

Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура. Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное - закрепить результаты. Если все останется на словах - будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания? Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:. Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника - пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли человек на 10 минут - справитесь сами и помощник не нужен.

Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке - кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются.

Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Рабочее совещание - очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат.

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание. Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их.

Или планерки. Или групповые обсуждения. Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается. Ну разве не пустая трата времени? Этот чудесный формат работы Совещания в компаниях часто назначаются неожиданно, проводятся от случая к случаю. К тому же они должным образом не подготовлены, а руководители не умеют организовать обсуждение.

Поэтому многие участники воспринимают информацию неверно не услышал, не понял, забыл — нужные решения не принимаются откладываются и повисают , а если и утверждаются — частенько не исполняются. Так ведь? Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы? Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее Принцип синергии.

Эффект синергии давно известен психологам. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга.

Множится и эффективность — проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать. Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. А как ваши сотрудники станут командой?

Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент.

Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно. Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно.

А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где?

Конечно сопротивление и демотивацию. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний. Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами. Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы.

Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости. Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо. Что же необходимо учесть при проведении совещаний? Принципы эффективных совещаний Соответствие задачам Есть несколько форматов собраний: совещание, мозговой штурм; планерка, пятиминутка.

У каждого формата есть показания к применению и методика. Решая собрать людей, трезво оцените ваши цели и задачи. Что вы хотите получить от этого формата?

Люди должны найти решение? Тогда это мозговой штурм — вы все наравне и принимаете к рассмотрению любые идеи. Вы хотите поставить задачи? Тогда это планерка с протоколом и повесткой Формат определяют ключевые моменты: роль ведущего собрания, стиль общения на собрании, результат собрания.

Цель — выдвинуть идеи, оценить варианты, найти решения. То есть команда работает в творческом режиме. Апофеозом этого формата является мозговой штурм.

Люди должны без опаски высказывать свои мысли, это нужно поощрять. Следовательно, не должно быть жесткой неконструктивной критики.

Цель — проанализировать текущее состояние процесса и наметить новые задачи. Этот формат ближе к устной отчетности по заданным показателям, поэтому как раз наличие этих самых показателей и является для него обязательным. Планерка всегда проходит по делу, по намеченной повестке. Цель — обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой.

Ключевые требования — позитив и краткосрочность. Помните, утренние совещания играют роль стимулятора-активизатора-мотиватора. Их продолжительность от 5 до 15 минут — не дольше! Конкретность Обозначены ли сами задачи? Перед собранием четко пропишите его повестку и подготовьте необходимые вам материалы. Разошлите повестку всем участникам заранее не позднее чем за три часа до начала, а лучше за день , чтобы они тоже могли подготовиться.

Это позволит всем вам не потеряться в задачах, придерживаться линии совещания и уложиться в отведенное время. Кратковременность Любое совещание должно укладываться в минимально возможное время. Идеал — 30 минут, максимум — час. Очень плохо, если приходится проминать пятую точку в течение нескольких часов. Произвольному вниманию человека свойственно рассеиваться со временем, а конкретно — в течение 30—40 минут. При монотонном процессе происходящее перестает восприниматься через 20—30 минут.

А при снижении внимания память человека работает намного хуже Это говорит нам: через 3 часа совещания люди будут очень неэффективны.

Тайминг Обязательным условием эффективного совещания является жесткий тайминг или регламент. Назначьте время начала и окончания совещания. Начинайте в означенное время независимо от того, все ли подтянулись, — это приучит людей не опаздывать. Установите пятиминутный таймер для каждого выступающего, это научит людей говорить по сути.

Пресекайте разговоры не по делу на совещании, возвращайте людей к теме. Имейте четкую повестку для совещания. Она должна быть у всех участников перед глазами. Адекватность участников На совещании должны присутствовать только те сотрудники, которых касается повестка.

Следуйте принципу оптимальности: участников должно быть меньше, но уровень их влияния на вопрос — выше. Почему так происходит? Если руководитель просит оценить, можно ли решить задачу, сотрудник выказывает сомнение, а руководитель в ответ затыкает ему рот — чему тогда учатся остальные?

А нам что необходимо от них? Интеллект и анализ. Несовместимые вещи, правда? Поэтому именно во время совещания, как ни в какое другое, сотрудникам необходимо давать право на слово, на мнение, идеи, сомнение, вопросы. Более того, необходимо научиться отвечать на вопросы сотрудников: коротко, по делу, при этом пресекая ненужные и долгие стоны о тяжелой офисной жизни.

Закрепление результатов У каждого совещания, а особенно такого, на котором вы ставите задачи, должен быть письменный итог.

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий.

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:.

Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты.

А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:. Помните, что главная задача каждого совещания — обсудить повестку дня и принять по ней решения.

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:. В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит. Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов.

И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации. Состав участников в течение мероприятия может меняться.

Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить. Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия. Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма с уведомлением о доставке и прочтении , личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т. Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя Пример 2. На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и или Ф. В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи нагрудные карточки , на которых следует указать:. Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой.

Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров. Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи рис. Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги.

А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся. На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме — целый день. Продолжительность совещания нужно планировать заранее.

Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Если продолжительность совещания превышает астрономический час 60 минут , то необходимо делать перерывы через каждый академический час 45 минут.

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски бутерброды, фрукты, сладости и напитки чай, кофе, соки, минеральную воду и т. Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, — тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении.

Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись. Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована.

За соблюдением этого правила следит председатель совещания. Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса. О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет — придется внести коррективы и вновь доложить председателю. После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания Пример 3.

Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания. Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола. Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол — единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены.

В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности. Возьмите с собой 2—3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика. Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы. Помимо материалов, подготовленных к совещанию текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.

Подготовьте листы для черновика протокола — их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня Пример 4.

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:. Доклад Прохорова П. Доклад Медведева В. Доклад Фоминой К. Предложения Телегина И. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом — возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания. В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты.

Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений тезисами. Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания. Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло. В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют.

Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования. Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:.

Голосование может быть открытым или тайным — с использованием специальных программ или бюллетеней. Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2—3 дней с момента проведения совещания этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству.

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола этот вариант предпочтительнее. Бланк протокол [2] Пример 5 можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю.

Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале реестре регистрации и учета протоколов Пример 6. Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года.

Проводим совещание правильно: рецепт успеха

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Хочу получать интересные новости блога. Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки.

Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний

Совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать. Джон Кеннет Гэлбрейт. Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний! Причины, по которым на этих "митингах" впустую тратится столько времени и средств, состоят всего лишь в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев совещания длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными. Надеюсь, этот материал поможет Вам рационально подготовить и провести совещание и подытожить его результаты. Существует несколько основных типов совещаний, и каждый из них имеет различную цель.

Как проводить эффективные совещания

Совещания — важная часть рабочего процесса. Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях. Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени. Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат.

Как подготовиться к совещанию. Для того, чтобы совещание прошло успешно, очень важно тщательно к нему подготовиться. Совещания играют большую роль в большинстве профессиональных отраслей. Следуйте этим шагам, чтобы следующее совещание.

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Скоро на этот адрес придет письмо. Подтвердите подписку, если всё в силе.

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание. Все мы участвуем в совещаниях.

Часто ли вы проводите совещания? А часто ваши сотрудники получают от них что-то полезное?

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ермолай

    Александр ГриценкоВо-первых, это все не законно. Полгода до нового бюджетного периода нет. ЭТО ФАКТ!

  2. Лада

    На вопросы кто я, и могу ли я представиться ответ всегда один: Кто спрашивает и зачем???

  3. loablasmalso

    30 дней ахаха плохо вы Петю знаете то и все хана нам будет продолжать forever. Однозначно попытка узурпировать власть, единственная причина так как известный факт ему плевать на все кроме денег.